Muitas atividades improdutivas consomem nosso tempo, e por isso devemos nos esforçar para evitar esse consumo, considerando que todos nós temos certo controle sobre essas atividades. Toda pessoa que faz parte de uma organização deve ter ciência disso, porém, os gerentes e líderes devem se preocupar duplamente com a perda de tempo resultante da falta de administração e/ou organização, pois quando o mesmo age de forma irracional ele desperdiça o próprio tempo e o tempo da sua equipe, causando prejuízo para toda organização como uma reação em cadeia.

 

Embora não exista um procedimento único de administração do tempo que possa ser aplicado com sucesso a todos os casos, existem algumas medidas simples e alguns fatores comumente considerados nesse processo que podem ser adaptadas aos objetivos, estilo e realidade de cada um.

 

Para administrar o tempo de maneira eficaz, é preciso reconhecer o que os especialistas chamam de “inimigos do tempo”, atividades presentes no dia a dia que pouco contribuem para a consecução dos objetivos mais importantes e que não são administradas de maneira consciente, ao que associamos sintomas de desperdício de tempo decorrentes dos próprios Estilos de Atuação que podem variar em situações favoráveis e desfavoráveis do ponto de vista de cada um, conforme ilustra quadro abaixo:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dentre os “inimigos do tempo” mais comuns atualmente, estão:

 

Preocupação – significa literalmente antecipar um problema, destinar energia emocional e tempo para acontecimento ou fato ainda não ocorrido. Existe um provérbio chinês que diz o seguinte: “A solução do problema depende de você e está ao seu alcance? resolva o problema imediatamente e deixe de se preocupar. A solução do problema não depende de você ou não está ao seu alcance? Por que se preocupar?”.

 

Procrastinação – significa adiar a execução de uma tarefa, deixar para depois. Por estimar que há muito tempo para realizá-la ou que em outro momento terá mais disponibilidade para pensar sobre ela, não se toma nenhuma providência. A orientação é que ao tomar conhecimento de uma atividade a ser realizada ou de um compromisso que precisa ser cumprido, faça uma análise da atividade (prioridade) e programe adequadamente o seu tempo para executá-la com qualidade. Essa recomendação vale para a elaboração de um projeto profissional, pessoal ou de estudo, pois tarefas executadas de última hora, sob a pressão do tempo esgotado, dificilmente atingirão o nível de qualidade adequado.

 

Dificuldade em delegar uma tarefa – significa transferir para outro uma responsabilidade ou atividade. Embora geralmente a delegação seja entendida como exclusividade dos líderes, ela pode ocorrer entre profissionais do mesmo nível. Por exemplo: se você recebe uma tarefa que não vai agregar valor ao seu planejamento, ou não tem tempo para cumpri-la, é possível identificar um colega, com menos carga de trabalho ou que tenha interesse direto pela atividade e transferir a tarefa a ele. Negociar com quem lhe atribuiu a tarefa é importante, assim como o é não assumir responsabilidades que não possa cumprir.

 

Dificuldade em dizer “não” – por questões culturais, é comum as pessoas com dificuldades em ser assertivas, ou seja, dizem “sim” quando gostariam ou deveriam dizer “não”. Para manter essa postura, às vezes se obrigam a distorcer, omitir ou mentir. Por exemplo: um colega de trabalho pede a sua opinião sobre um problema pessoal no momento em que você está concentrado na elaboração de um projeto importante. A postura colaborativa é vista como positiva no contexto do trabalho, porém a orientação é que você atue de maneira assertiva, que significa ser o mais honesto possível, sem ser rude. Nesse caso, demonstrando interesse em ajudar, porém sinalizando a impossibilidade de fazê-lo no momento.

 

Perfeccionismo – significa ter um nível de exigência com relação a si mesmo e aos outros superior ao necessário. O perfeccionista gasta tempo na execução das tarefas, revisando, melhorando um trabalho diversas vezes, prendendo-se a detalhes e não ao que é essencial. Por esse motivo, não raro, tem dificuldades de cumprir prazos e quase nunca se sente satisfeito com o resultado do trabalho. Não se pode negar que a exigência por qualidade e resultados vem aumentando há cada dia, porém em cada atividade ou tarefa a ser realizada existe um nível de qualidade possível, de acordo com prazos e recursos para sua execução. Sendo assim, esses parâmetros devem ser conhecidos e considerados para viabilizar a execução da tarefa.